Autor: Rafael Marquínez
La pandemia nos dejó muchas lecciones. Una de ellas, aplicable al mundo de los negocios, incluyendo los servicios legales, específicamente la posibilidad de seguir trabajando, sostener reuniones, e inclusive llevar a cabo trámites ante instituciones gubernamentales, todo ello desde nuestro hogar. En tal sentido se demostró que la presencia física, tanto de los actores involucrados en negociaciones comerciales y/o trámites gubernamentales, así como la documentación relacionada con los mismos, en algunos casos no es indispensable cuando se trata de agilizar o, inclusive, de llevar a cabo los mismos.
Como una respuesta ante la emergencia nacional declarada por el Gobierno de la República de Panamá a raíz de la pandemia por la COVID-19 (la “Pandemia”), la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV) adoptó medidas para mitigar el riesgo de posible contagio con el propósito de preservar la salud y seguridad de sus funcionarios y los usuarios, tal es el caso de la Resolución No. SMV-117-20 de 25 de marzo de 2020, la Resolución General de la Junta Directiva de la SMV No. JD-3-20 de 3 de abril de 2020, la Resolución General de la Junta Directiva de la SMV No. JD-12-20 de 29 de diciembre de 2020, mediante las cual se establecieron, entre otras medidas, las siguientes:
- la suspensión temporal de atención al público,
- la puesta a disposición del público de una dirección de correo electrónico: tramites_smv@supervalores.gob.pa a través de la cual los usuarios pudiesen remitir la información y/o documentación (denuncias, peticiones, consultas, notificaciones por memorial, y demás documentos) digitalmente para su debido trámite, en lugar de la presentación física para su debido trámite por parte de la SMV;
- la posibilidad, ante la suspensión temporal de la atención al público de manera presencial, de poder realizar pagos vía transferencia bancaria
- el establecimiento de un procedimiento especial para la notificación de los actos administrativos presentados y tramitados ante la SMV, empleando la dirección de correo electrónico tramites_smv@supervalores.gob.pa, con el principal propósito de garantizar la prestación de servicios en el mercado de valores.
- que todo acto administrativo que emita la Junta Directiva o el Superintendente o por delegación de este, será notificado a las partes correspondientes por medio de correo electrónico, a la dirección que hayan previamente indicado para efecto de las comunicaciones con la SMV y que conste en el expediente. Las notificaciones las recibirán las partes de la dirección de correo electrónico de la SMV: tramites_smv@supervalores.gob.pa y
- las notificaciones hechas por correo electrónico se tendrán por realizadas y surtirán efectos en el lugar, hora, día, mes y año que conste en el correo electrónico enviado, de modo que los términos para interponer los recursos administrativos que dispone el Texto Único de la Ley de Mercado de Valores, empezarán a correr a partir del día hábil siguiente a la fecha de envío.
Considerando lo antes expuesto, de conformidad con lo anunciado en el Comunicado de la SMV de fecha 13 de enero de 2021, la SMV en conjunto con la Bolsa Latinoamericana de Valores, S.A. (“Latinex”) establecieron formalmente una ventanilla virtual para optimizar el proceso de registro de valores ante ambas instancias (“Ventanilla Virtual”).
Este nuevo proceso de registro de valores mediante la Ventanilla Virtual empezó a regir a partir de enero de 2021, tanto en el mercado primario como en el mercado secundario, incluyendo los registros de valores realizados por emisores recurrentes.
Con la llegada de la Pandemia, para sorpresa de muchos, las emisiones de títulos valores registrados con la SMV y colocados a través de Latinex cobraron mucha relevancia como un método de financiamiento para hacer frente al pago, generalmente, de obligaciones financieras existentes contraídas mediante otros mecanismos. De allí que, coyunturalmente, el establecimiento de la Ventanilla Virtual ha sido sumamente beneficioso desde la perspectiva del proceso de registro, permitiendo a la SMV y Latinex, así como a los usuarios lograr estos registros de una manera más rápida y eficiente, y, a la vez, apoyar al mercado de capitales local al facilitar estos registros, lo que se traduce en un mayor volumen de transacciones en Latinex.
Las solicitudes de registros de valores se concretan mediante una resolución de la SMV que autoriza el registro de éstos para su oferta pública, la cual anteriormente se entregaba físicamente para su notificación por parte del apoderado legal. Sin embargo, ahora todo se hace a la velocidad de un clic, mediante correo electrónico, con base en los fundamentos legales previamente descritos.
Es decir que con un correo electrónico que recibe el apoderado legal del usuario, de parte de la SMV se entiende que se le ha notificado legalmente; lo que también representa un cambio significativo mediante la digitalización del proceso.
A través de esta herramienta se tramitan los registros de valores cuyo proceso requería una inversión importante de tiempo y de mucho papeleo ya que la presentación física de los mismos era un requerimiento indispensable del trámite de registro de valores.
La opción de la Ventanilla Virtual para estos trámites, además de ser más amigable con el medioambiente, resulta en una importante reducción de tiempo y dinero.
Para mayor facilidad y claridad respecto a las etapas del proceso de registro de valores con la SMV y su listado con Latinex, abajo encontrarán el flujograma correspondiente, tal cual ha sido divulgado por la SMV y Latinex:
Fuente: https://www.panabolsa.com/es/wp-content/uploads/2013/05/Comunicado-Final-BVP-y-SMV.pdf
Antes un proceso extensivo y físico
Este proceso antes era físico. Se imprimían una multiplicidad de copias, que debían presentarse físicamente ante la SMV, y, por otro lado, remitir la misma documentación a Latinex. Sin embargo, la implementación de la Ventanilla Virtual para el registro de valores resulta en la actualidad un proceso más eficiente y ordenado ya que a través de la Ventanilla Virtual la documentación se presenta en formato electrónico y la misma es recibida por ambas entidades simultáneamente, de manera que el proceso de revisión por las mismas sea en paralelo, y el solicitante recibe una sola nota contentiva de las observaciones de ambas entidades.
Es sencillo: Uno presenta la documentación por correo electrónico a la SMV a través de la dirección de correo electrónico: tramites_smv@supervalores.gob.pa . Una vez la información es revisada en paralelo por la SMV y Latinex, el usuario recibe una sola nota consolidando las observaciones de ambas entidades, que son atendidas con prontitud dentro del plazo establecido por la normativa aplicable para ello. Todo el proceso resulta eficiente en términos de una dinámica más fácil, eficiente y expedita para el usuario.
En el pasado, el proceso de presentación de documentos podía tomar un día, a veces dos, principalmente, por tener que imprimir y armar los paquetes de documentación, dado la vasta cantidad de documentos densos y el número de copias requerido por la SMV. Con la nueva Ventanilla Virtual es cuestión de minutos al enviar la documentación en formato electrónico mediante un archivo digital.
El beneficio ha sido inmediato, ya que un proceso en el que antes se invertía incontables horas ahora se ha reducido considerablemente. Del lado del usuario, es mucho menos desgastante porque no tiene que responder separadamente a dos entidades, y el manejo de la documentación es completamente digital.
En la actualidad, todo el proceso de registro de valores ante la SMV y Latinex es digital incluyendo (i) la presentación de la solicitud de registro y la documentación de soporte, (ii) el pago de las tarifas de registro y de listado correspondientes mediante ACH o depósito en línea, (iii) las respuestas a las observaciones recibidas de parte de la SMV y de Latinex; y (iv) y la recepción y notificación de la resolución de la SMV que autoriza el registro de los valores de que se trate.
Las ventajas directas al usuario
La ventaja es importante: Mientras menos tiempo se invierta en el trámite de registro, resulta menos costoso para el usuario.
Evidentemente las tarifas son un factor importante, pero además para el mismo usuario esto se traduce en hacer el trámite expedito para poder liquidar los valores de que se trate y con los fondos que se perciban se pueda, por ejemplo, cancelar prontamente un financiamiento existente quizás con condiciones financieras menos favorables que aquellas del valor objeto de la oferta pública en cuestión.
Consejo profesional
Para aquellas personas en busca de un registro de valores con la SMV, para su oferta pública y su listado en Latinex, además de procurar la presentación de los documentos en forma íntegra y en cumplimiento de las formalidades legales aplicables, se debe procurar responder las observaciones a dicha documentación que puedan surgir de parte de la SMV y/o de Latinex, lo más pronto posible, siempre dentro del plazo establecido por la normativa aplicable para ello. Lo ideal es que se haga en un plazo de pocos días, pero con cierta frecuencia esto no ocurre, dependiendo de múltiples factores, por ejemplo, entre otros, si se han solicitado documentos que provienen del extranjero.
Para el mercado de valores se considera que la creación de la Ventanilla Virtual ha sido un game changer. Debemos procurar que más entidades a nivel gubernamental y regulatorio, faciliten nuevas herramientas que, como esta ventanilla, permitan trámites que se puedan llevar a cabo de manera completamente digital y que acorten tiempo que se traduzca en ahorros significativos en beneficio de nuevas inversiones en nuestro país.